Erfolgreich Pitchen als Eventmanager

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Pitchen: Den meisten von uns ist der Begriff vielleicht schon im Golfsport begegnet. Der Pitch ist ein Schlag, der den Ball möglichst genau auf das „Grün“ befördern soll. Das ist das Ziel. Unter Eventagenturen läuft das Pitchen ähnlich. Vereinfacht gesagt, ist der Pitch die  Präsentation eines Konzeptes, mit der sich Agenturen um einen Auftrag bemühen. Diese Präsentation sollte ebenso treffsicher und zielgerichtet sein, wie der Pitch beim Golf, um sich am Ende gegen die gnadenlose Konkurrenz durchzusetzen.

Der Pitch in der Event- und Medienbranche ist ein harter Wettkampf, die Königsdisziplin der Kommunikation und Startschuss für erfolgreiche Projekte. Und genau das ist der Grund, warum angehende Eventmanager auf diese besondere Wettkampfsituation vorbereitet werden sollten.

Das Briefing

Was das konkret bedeutet? Zunächst einmal gilt folgende Regel: Ohne Briefing (Kurzanweisung seitens des Kunden) geht gar nichts. Denn wie soll man ein zielgerichtetes und effektives Event-Konzept erstellen, wenn man nicht weiß für wen und wofür?

Daher ist vor der ersten Prüfungsphase, in denen die Teilnehmer ein Konzept eigenständig entwickeln, immer ein Briefing vorgesehen, dass den angehenden Eventmanagern in schriftlicher Form drei Monate vor dem eigentlichen Pitch, also der Präsentationsprüfung, in schriftlicher Form vorgelegt wird.

In der „wahren“ Welt ist das schriftliche Briefing schon ein echter Luxus und wird nur in wenigen Ausnahmen den potentiellen Auftraggebern, also den Agenturen, die sich um diesen Pitch bewerben, zur Verfügung gestellt. In der Regel wird ein Meeting angesetzt, in dem die Wünsche des Kunden besprochen werden und sich konkrete Ideen teilweise erst mit dem Gespräch der Agenturen entwickeln. Die Meetings sind oftmals unstrukturiert, jeder möchte ja seinen „Senf“ dazu geben, und bieten wenig Zeit, um alle Gedanken noch einmal zu sortieren und zu konkretisieren. Das ist dann häufig die Aufgabe einer Agentur.

Das Rebriefing

Um sicher zu gehen, dass alle Wünsche seitens der Kunden von der Agentur „richtig“ verstanden worden sind, findet im Anschluss immer ein „Rebriefing“ statt. Hier werden die Vorstellungen des Kunden durch die Agentur noch einmal zusammengefasst wiedergegeben. Noch offene Fragen können geklärt werden.

Auch den Teilnehmern bietet das IST in Form eines Webinars diese Möglichkeit. Alle Weiterbildungsteilnehmer werden zwei Wochen nach Versand des Briefings in ein „virtuelles Klassenzimmer“ eingeladen, um letzte Unklarheiten aus dem Weg zu räumen.

Das Konzept

In der konzeptionellen Phase arbeiten die Teilnehmer Ihre Eventidee selbstständig aus. Das theoretische Wissen aus Lehrbriefen und Präsenzphasen kommt nun zur Anwendung. Maximal 20 Seiten sollte ein Konzept umfassen. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Insgesamt 6 Wochen stehen den Teilnehmern für die Ausarbeitung zur Verfügung.

Und worauf kommt es, kurz gesagt, bei der Konzeptionierung an? Das Briefing gründlich durchlesen! Nicht nur einmal, zweimal oder dreimal, sondern weit mehr. So oft, bis man sich sicher ist, den Auftrag verstanden zu haben, alle Wünsche des Kunden im Konzept berücksichtigt und keinen Punkt überlesen hat.

Die Präsentation

Erfolgreich Pitchen: Vom Briefing bis zur Präsentation.
Erfolgreich Pitchen: Vom Briefing bis zur Präsentation.

Ein ebenso wichtiger Teil, der oftmals unterschätzt wird, ist die Präsentation der Konzeption. Hier geht es maßgeblich darum, dem Kunden sein Konzept zu verkaufen. Wird das Konzept nicht anschaulich und spannend vorgestellt, wird es schwierig sein, den Auftraggeber vom „Kauf“ zu überzeugen – auch wenn das Konzept strategisch und ideentechnisch noch so gut ausgearbeitet ist. Nur eine gelungene Präsentation führt letztendlich zum Erfolg.

Der Erfolg des Präsentierens hängt maßgeblich davon ab, wie gezielt die unterschiedlichen Charaktere im Publikum angesprochen werden. Grundsätzlich werden drei Zuhörertypen unterschieden: Es gibt akustisch, visuell und gefühlsmäßig gesteuerte Menschen. Neben sachlich fundierten Aussagen und Argumenten sollten daher emotionale Inszenierungselemente (an passenden Stellen) platziert werden. Agenturen stimmen sich vor dem „Auftritt“ ab und durchlaufen mehrere Proben, bevor sie sich den (zu recht!) hohen Ansprüchen der Kunden stellen.

Auch das IST bietet ein zweitägiges Seminar, in der alle Teilnehmer Ihr Konzept vorstellen und ggfs. noch anpassen können. Am dritten Tag der Präsenzphase, also im Anschluss an das Präsentationstraining, finden die Prüfungen statt. Vor einem Gremium des IST-Instituts werden die Konzepte durch die Teilnehmer im Einzelnen vorgestellt. Dafür werden den Teilnehmern jeweils zehn Minuten eingeräumt. Im direkten Anschluss erfolgt ein erstes Feedbackgespräch. Bestehen noch Fragen? Ist noch etwas unklar? Und vor allem: Hat das Konzept ins „Grüne“ getroffen?


In unserer 10-monatigen Weiterbildung Eventmanagement werden die Teilnehmer durch die erfolgreiche Entwicklung und Präsentation eines eigenen Eventkonzeptes auf den beruflichen Alltag und das erfolgreiche „Pitchen“ vorbereitet.

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Silke Haas studierte an der Radboud Universiteit Nijmegen (Niederlande) Kommunikationswissenschaften. Nach erfolgreichem Abschluss Ihres Masterstudiums (M.Sc.) arbeitete sie zunächst als Vertriebsmitarbeiterin und betreute später als Beraterin in verschiedenen PR-, Marketing- und Management-Agenturen mittelständische Unternehmen in den Bereichen Kommunikation, Medien- und Eventmanagement. Am IST ist sie verantwortlich für die Interessenten- und Studentenberatung, Konzeption neuer Lehrgänge und außerdem Dozentin.

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