Hybride Events: Hype oder Zukunft?

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Messen, Kongresse und Tagungen besuchen, gehört zum Berufsalltag einiger Menschen. Netzwerkveranstaltungen bieten die Möglichkeit, vor Ort Kontakte zu knüpfen, sich weiterzubilden und die neuesten Trends der Branche kennenzulernen. Doch wer kennt es nicht: ausgerechnet am Veranstaltungstag ist man schon verplant, die Entfernung zur Location ist zu weit oder man wird kurzfristig krank. Genau für solche Situationen wurden hybride Events, wie das FORUM EVENT, entwickelt, das die klassische physische Anwesenheit mit der virtuellen Teilnahme kombiniert.

Wie kam es zum Wandel in der Eventwelt?

Durch die zunehmende Digitalisierung werden hybride Events immer häufiger genutzt und sind mittlerweile Standard bei Veranstaltungen jeglicher Art.

Als Student im Bachelor-Studiengang Kommunikation & Eventmanagement an der IST-Hochschule für Management und Werkstudent im Fachbereich „Kommunikation & Wirtschaft“, erlebe ich die voranschreitende Digitalisierung seit ein paar Jahren hautnah mit und habe diese bereits selbst in Projekten genutzt. Um ein Beispiel zu nennen, gehe ich kurz auf die Zeit ein, in der COVID-19 eine große Rolle gespielt hat. Unzählige Branchen waren stark vom Coronavirus betroffen und für viele Unternehmen und Selbstständige war es schwer, sich über Wasser zu halten. Dramatisch war diese Zeit auch für die Eventbranche. Messen, Konzerte, Konferenzen, Workshops, Seminare, Teamevents – jegliche Zusammentreffen von Menschengruppen wurden untersagt, Veranstaltungen mussten abgesagt werden. Genau an diesem Punkt kamen vermehrt hybride Events ins Spiel, die es Menschen trotz Isolation ermöglichten, online an ausgewählten Events teilzunehmen, die per Live-Stream übertragen wurden.

FORUM EVENT – der hybride Nachwuchskongress der IST-Hochschule

Spannende Vorträge, Best-Practice-Cases, Panels: Weiterbildung steht beim FORUM EVENT im Vordergrund. Bildquelle: Messe Best of Events.

Nicht zuletzt die Pandemie hat gezeigt, dass hybride Events ein großes Potenzial bieten. So planen auch wir, die Event-Studierenden aus verschiedenen Semestern, ein hybrides Event: das FORUM EVENT. Der Nachwuchskongress der IST-Hochschule richtet sich speziell an Auszubildende im Eventbereich, Berufsschüler:innen und Studierende, die sich weiterbilden und vernetzen möchten. Stattfinden wird der Kongress am Donnerstag, 18. Januar 2024 im Rahmen der internationalen Fachmesse für Erlebnismarketing Messe Best of Events (BOE) in der Dortmunder Westfalenhalle sowie gleichzeitig per Online-Stream auf allen Bildschirmen zuhause und unterwegs. Top-Referent:innen und Branchenexpert:innen halten unter dem Motto „It’s a Match“ Live-Vorträge, diskutieren in Panels, stellen Best-Practice-Cases vor und stehen in Q&A-Sessions Rede und Antwort. In verschiedenen Workshops haben Teilnehmer:innen außerdem die Möglichkeit, sich neues Wissen zu erarbeiten und praktische Übungen durchzuführen.

Welche Vorteile bietet das hybride FORUM EVENT?

Die Live-Übertragung des FORUM EVENT ermöglicht die Teilnahme von überall.

Hybride Events haben im Allgemeinen den Vorteil der hohen Flexibilität. Das FORUM EVENT bietet den großen Vorteil des schnellen und intensiven Austausches zwischen Besucher:innen und Expert:innen aus der Event- und Medienbranche. Teilnehmer:innen aus aller Welt haben die Möglichkeit teilzunehmen und müssen dafür nicht extra nach Dortmund reisen. Dadurch sparen sie Anfahrts- und eventuelle Übernachtungskosten und haben die Möglichkeit, das Event online mitzugestalten bzw. durch Interaktionen lebendig und interaktiv zu machen. Online-Teilnehmer:innen können live untereinander und mit Expert:innen chatten oder an einem Quiz teilnehmen. Zudem kann direktes Feedback gegeben werden, welches uns als Veranstalter weiterhilft, live entgegenzuwirken sowie das Event im Nachhinein besser zu analysieren und zukünftige Veranstaltungsreihen gegebenenfalls zu optimieren. Falls Teilnehmer es nicht rechtzeitig schaffen, live einzuschalten, gibt es die Möglichkeit sich die Aufzeichnungen im Nachhinein nochmal anzusehen. Auch der ökologische Fußabdruck wird durch die virtuelle Variante des FORUM EVENT reduziert und damit die Umweltbelastung minimiert.

Haben hybride Events auch Nachteile?

Veranstaltungen, die per Livestreaming ins Internet übertragen werden, bergen auch ein paar Risiken. Copyright: Caleb Oquendo

Besonders die komplexe Technologieanforderung ist ein Risikofaktor bei hybriden Events. Es können immer wieder technische Probleme auftreten, die eine Wartung oder einen Neustart nach sich ziehen. Beim Kostenfaktor kommt es immer darauf an, wie groß das Event ist und wie viele Personen teilnehmen. Der zuvor genannte Vorteil der Live-Interaktionen kann auch als Nachteil gesehen werden. Die Qualität und Interaktionsbereitschaft kann zwischen physischen und digitalen Teilnehmer:innen variieren und auch Verbindungsprobleme können einen „Strich durch die Rechnung“ machen. Kommunikationsverzögerungen können schnell unprofessionell wirken. Auch kann es zu Datenlecks oder allgemeinen Sicherheitsproblemen kommen, denen vorgebeugt werden sollte, um sensible oder private Daten zu schützen.

Und so liegt es auch in den Händen unseres Studierendenteams, durch eine gute Organisation, Risiken oder mögliche Probleme bei der Umsetzung des FORUM EVENT zu minimieren. Dafür stehen mittlerweile auch professionelle Softwares und Agenturen auf dem Markt zur Verfügung.

Hybride Events werden weiterhin eine wichtige Rolle in der Eventbranche spielen und sich noch viel weiter in Hinblick auf Globalisierung, Vielseitigkeit und Technologie entwickeln. Es bleibt daher spannend, wohin die Zukunft von Veranstaltungen noch führt.

Du möchtest beim 7. FORUM EVENT am Donnerstag, den 18. Januar 2024 dabei sein? Tickets für eine Teilnahme vor Ort erhältst Du im Ticketshop der BOE. Wenn Du online dabei sein und den Livestream verfolgen möchtest, kannst Du Dich unter diesem Link anmelden. Sowohl die Teilnahme vor Ort als auch digital ist kostenfrei. Weitere Informationen zum FORUM EVENT gibt es unter www.ist-hochschule.de/forum-event.

Übrigens: Das IST-Studieninstitut bietet eine Weiterbildung „Hybride und digitale Events“ an, in der Event-Expert:innen in nur zwei Monaten praktisches Know-how zur Eventumsetzung vermitteln.

Cedric von Schwerin studiert seit Oktober 2021 „Kommunikation & Eventmanagement“ an der IST-Hochschule für Management. Internationale Erfahrungen sammelte er während eines sechsmonatigen Auslandssemesters in Norwegen. Seit September 2023 vertieft er seine beruflichen Kenntnisse als Werkstudent im Fachbereich „Kommunikation und Wirtschaft“ an der IST-Hochschule. Dort vertieft er sein Praxis-Know-how, insbesondere bei der Planung und Durchführung des FORUM EVENT.

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