Effektive Zeitmanagement-Tipps für mehr Lebensqualität

Zeitmanagement – was ist das überhaupt?

Beim effektiven Zeitmanagement geht es keineswegs darum, möglichst viele Aufgaben am Tag zu erledigen. Nein, erfolgreiches Zeitmanagement heißt, zu entscheiden, welche Tätigkeiten Priorität haben. Dadurch kannst Du Deine Produktivität steigern und planst genügend Erholungs-Phasen mit ein. Ohne Zeitmanagement drohen Überlastung und Frustration. Im schlimmsten Fall kommt es zum Burnout. Um das zu verhindern, solltest Du Zeitmanagement lernen  Und das ist gar nicht so schwer.

Zeitmanagement-Methoden 

Wir stellen Dir drei Methoden vor, die Dir bei der Prioritätensetzung Deiner Aufgaben helfen und zeigen Dir Techniken zur Umsetzung.

Eisenhower Methode

Hilfreich ist es, zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden, wenn Du Deine Aufgaben priorisieren möchtest. Die Wichtigkeit einer Aufgabe ist abhängig von Deinen persönlichen Zielen, die Dringlichkeit - also der Zeitraum, in dem die Aufgabe erledigt sein muss - oft von Deinen Mitmenschen. Einfluss auf die Prioritätensetzung haben Dringlichkeit und Wichtigkeit gleichermaßen. Es ergeben sich somit vier Möglichkeiten, die Gegenstand der Eisenhower Methode sind:

• Dringende und wichtige Aufgaben: Dazu gehören akute Probleme, wie beispielsweise ein unzufriedener Gast an der Rezeption, an der Du arbeitest. Diese Aufgabe wird natürlich sofort von Dir selbst erledigt.
• Wichtige und nicht dringende Aufgaben: Diese tragen zu einem großen Teil zu Deiner beruflichen und privaten Zufriedenheit bei und sind damit ein wichtiger Faktor zur Erhöhung Deiner Lebensqualität. Beispiele sind das Pflegen sozialer Kontakte, Weiterbildungen oder die Urlaubsgestaltung. Plane genug Zeit dafür ein und setzte Dir dementsprechend Termine, die Du schriftlich fest hältst.
• Dringende und nicht wichtige Aufgaben: Beispiele sind Routinearbeiten im Tagesgeschäft wie etwa das Versenden von Mailings. Diese kosten viel Zeit, tragen aber nicht zu Deiner Zufriedenheit bei. Deshalb solltest Du sie - wenn möglich -  delegieren und kontrollieren, dass sie zeitnah erledigt werden. Wenn Du keine Möglichkeit hast, unwichtige Aufgaben weiterzugeben, dann hast Du andere Möglichkeiten: Nutze Vorlagen mit Textbausteinen, lege Dir Checklisten an, die Dir das Abarbeiten erleichtern, lege Zeitfenster an, in denen Du die Erledigung dieser Aufgaben bündelst. Prüfe außerdem, ob eine sofortige Erledigung wirklich nötig ist.
• Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben: Das Lesen von Werbepost, Meetings ohne Notwendigkeit - das sind nur Zeitdiebe, Du solltest Dich nicht damit belasten. Wenn Du kannst, streiche solche Aufgaben aus Deinem Kalender.

ABC-Methode

Diese Methode zum Zeitmanagement teilt die Arbeit bezüglich Ihrer Wichtigkeit in drei Gruppen und hilft Dir ebenfalls, Prioritäten zu setzen. Ziel ist es, alle wichtigen Aufgabe zu erledigen und zu vermeiden, zu viel Zeit mit Unwichtigem zu verschwenden.

A-Aufgaben sind sehr wichtig für Deine eigenen Ziele, Du darfst sie nicht delegieren. Mindestens 60% Deiner Arbeitszeit sollte dieser Typ ausmachen.

B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und zum Teil delegierbar. Du solltest nur 20-25% Deiner Arbeitszeit darauf verwenden.

C-Aufgaben sind Routine-Aufgaben, die den geringsten Teil Deines Tages ausmachen sollte (ca. 15% ).

Effektiv wäre es, A-Aufgaben zu erledigen, wenn Du leistungsfähig bist, während die C-Aufgaben auch im Mittagstief bewältigt werden können. Eine gute Zeiteinteilung sähe beispielsweise so aus: 

• zwei A-Aufgaben mit einer Arbeitszeit von jeweils drei Stunden
• zwei bis drei B-Aufgaben, die insgesamt eine Stunde beanspruchen
• 45 Minuten für C-Aufgaben

Pomodoro-Technik

Auch mit dieser Methode kannst Du Dein Zeitmanagement verbessern. Du wirst durch sie gezwungen, regelmäßig Pausen zu machen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Du mit dieser Technik größere Aufgaben in 25-Minuten-Abschnitte, die sogenannten Pomodori, aufteilen kannst. Du gehst folgendermaßen vor:

Abhängig von Deinen Prioritäten formulierst Du Deine Aufgabe zunächst schriftlich. Nun stellst Du Dir einen Timer auf 25 Minuten und arbeitest so lange konzentriert an dieser Aufgabe, bis der Timer klingelt. Dann machst Du fünf Minuten Pause. Nach vier Blöcken solltest Du eine Pause von 15-20 Minuten machen.

Außer den Zeitmanagement-Methoden helfen Dir auch die nachfolgenden Tipps.

Acht Tipps, die Dein Zeitmanagement verbessern

1. Definiere Deine Ziele

Wenn Du weißt, was Du im Leben erreichen möchtest, fällt es Dir leichter, Prioritäten zu setzen und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Außerdem steigerst Du Deine Motivation und damit auch Deine Produktivität. Persönliche Ziele, die Du erreicht hast, stärken Dein Selbstbewusstsein und Du traust Dir zu, auch in Zukunft alle Aufgaben zu bewältigen und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Bei der Definition Deiner Ziele hat sich die SMART-Methode bewährt, die Dir hilft, Deine Ziele auch zu erreichen. Nur wenn alle folgenden fünf Kriterien erfüllt sind, kannst Du ein Ziel mit Erfolg umsetzen.

Spezifisch: Überlege Dir, was genau Du erreichen möchtest, Dein Ziel solltest Du positiv definieren. 

Messbar: Die Zielerreichung muss mit objektiven Größen überprüfbar sein. 

Aktiv: Du musst in der Lage sein, Dein Ziel ohne die Hilfe von anderen zu erreichen

Realistisch/Relevant: Nimm Dir nicht zu viel vor, das führt nur zu Frustrationen. Außerdem muss Dein Ziel für Dich persönlich wichtig sein.

Terminiert: Bestimme den Zeitpunkt, an dem Du Dein Ziel erreicht haben möchtest.

2. Mache eine To-Do-Liste

Basierend auf Deinen Zielen schreibst Du alle Aktivitäten auf, die Du für den anstehenden Arbeitstag einplanen möchtest. Dabei solltest Du ähnliche Aufgaben zusammen fassen. Wenn Du Dir beispielsweise einmal am Tag Zeit nimmst, um Deine Mails zu beantworten, musst Du Dich nicht immer wieder auf ein neues Thema einstellen und bist in der gleichen Zeit viel produktiver. Hinter jede Aufgabe schreibst Du Dir dann die Zeit, die Du dafür realistisch gesehen aufwenden musst. Effizientes Zeitmanagement bedeutet, für die einzelnen Aufgaben genügend Zeit einzuplanen, aber keineswegs zu viel. Denn: Je mehr Zeit Du zur Verfügung hast, desto länger wirst Du z.B. an einem Projekt arbeiten. Bei der Erstellung der Liste solltest Du jedoch nur 60% verplanen, um genügend Puffer zu haben, falls unerwartete Ereignisse dazwischen kommen. Eine solche To-Do-Liste ist Basis von Zeitmanagement-Methoden, von denen wir Dir einige oben vorgestellt haben.

3. Vermeide Perfektionismus

Zeitmanagement lernen heißt auch, sich vom Perfektionismus zu verabschieden. Der Wunsch, z. B. eine perfekte Präsentation zu erstellen, ist zwar verständlich, aber doch nur ein Zeitfresser. Wenn Du noch zehn Quellen mehr zur Recherche liest, benötigst Du viel mehr Zeit, verbesserst Deine Präsentation aber nur geringfügig. Denn: Bereits mit 20% Deiner Arbeitszeit kannst Du eine Aufgabe zu 80% lösen. Ein Prozentsatz, der für sehr viele Aufgaben bereits ausreicht. Andererseits müsstest Du noch 80% Deiner Arbeitszeit investieren, um eine 100%ige Leistung zu erbringen.

4. Plane Pausen und Freizeit mit ein

Du denkst, Du bist produktiver, wenn Du auf regelmäßige Pausen verzichtest? Tappe nicht in diese Falle, denn die Folge wäre, dass Dein Gehirn überfordert ist. Es arbeitet langsamer und Du kannst Dich nicht mehr so gut konzentrieren. Als Resultat benötigst Du viel mehr Zeit als mit Unterbrechungen. Für Deinen Körper ist es ebenfalls nicht gut, längere Zeit in derselben Position zu verharren – es drohen Verspannungen und Rückenschmerzen. Auch Freizeit sollte einen ausreichend großen Anteil an Deiner Tagesplanung haben und als Termin fest gehalten werden. Mache, was Dir Freude bereitet, und Du wirst motivierter zu Deinen Aufgaben zurückkehren und entsprechend effizienter arbeiten. 

5. Fange sofort an

Wahrscheinlich kennst Du das auch: Wartet eine unangenehme Arbeit auf Dich, fallen Dir plötzlich noch ganz viele - eigentlich unwichtige - Dinge ein, die vorher erledigt werden müssen. Als Folge hast Du viel Zeit vertan und bist unzufrieden mit Dir selbst. Stelle Dir stattdessen vor, wie erleichtert Du sein wirst, wenn alles erledigt ist und beginne Deinen Arbeitstag mit dieser Aufgabe.

6. Lass Dich nicht ablenken

Arbeitest Du an einem wichtigen Projekt, ist Deine volle Konzentration gefragt. Wenn Du bei jeder neuen Nachricht auf Dein Handy guckst, wird diese Konzentration gestört und Du benötigst mindestens zwei Minuten, um wieder ins Thema hinein zu kommen. Um Dich vor Ablenkungen zu schützen, solltest Du beispielsweise Dein Handy außer Reichweite legen und auf lautlos stellen sowie die E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten.  

7. Lerne, "nein" zu sagen

Kurz vor Feierabend bittet Dich ein Kollege um Mithilfe, obwohl Du morgen eine Hausarbeit abgeben musst? Zeitmanagement lernen bedeutet auch, Aufgaben abzulehnen und Mitmenschen vielleicht erst einmal zu enttäuschen. Je öfter es Dir aber gelingt,  "nein" zu sagen, desto mehr Respekt verschaffst Du Dir und bist besser vor Ausnutzung und Überlastung geschützt.

8. Vermeide Multitasking 

Wahrend des Telefongesprächs kannst Du noch schnell eine E-Mail beantworten? Das ist keine gute Idee, denn damit sparst Du keineswegs Arbeitszeit. Unser Gehirn ist nämlich nicht fähig, mehrere komplexere Aufgaben zusammen zu erledigen. Als Folge arbeitet es langsamer und es entstehen Fehler.

Du kannst Dein Zeitmanagement weiter verbessern, wenn Du auch an Deinem Selbstmanagement arbeitest.

Mit Selbstmanagement zum Erfolg

Selbstmanagement umfasst viele verschiedene Eigenschaften, mit denen Du Deine persönlich und berufliche Situation verbessern kannst, ohne von externen Faktoren abhängig zu sein.  Dazu gehören auch soft skillls wie etwa Disziplin, Teamfähigkeit, Selbstbewusstsein. Auch Zeitmanagement ist ein Teil davon. 

Folgende Tipps helfen Dir, Dein Selbstmanagement zu verbessern:

Lass Dich nicht entmutigen

Es wird immer wieder vorkommen, dass etwas nicht so läuft, wie Du es geplant hast. Egal, ob es an Dir persönlich , oder an unvorhergesehenen Ereignissen liegt: Niederlagen gehören zum Leben dazu und sollten Dich nicht aus der Bahn werfen. Ausgestattet mit genügend Selbstbewusstsein, wirst Du an solchen Widrigkeiten nicht verzweifeln, sondern sie als Chance sehen, es beim nächsten Mal besser zu machen.

Sorge gut für Dich

Je mehr Du auf Dich achtest, desto mehr Energie hast Du zur Verbesserung Deines Zeitmanagements. Du kannst Dich besser konzentrieren und bist kreativer. Ausreichend Schlaf, gesunde Ernährung und genügend Bewegung sind wichtige Einflussfaktoren für Deine Leistungsfähigkeit. Sei jedoch nicht zu streng mit Dir und baue Verbesserungen lieber nach und nach in Dein Leben ein. Und: Ab und zu mal alle guten Vorsätze zu lockern, ist kein Versagen, sondern trägt zu mehr Lebensqualität bei. 

Erkenne Deine Bedürfnisse

Menschen neigen dazu, ihre eigenen Bedürfnisse zu ignorieren, um andere nicht zu enttäuschen. Wenn Du beispielsweise ein bestimmtes Studienfach nur Deinen Eltern zuliebe belegst, obwohl Du andere Interessen hast, sind zwar Deine Eltern erst einmal zufrieden, Du bist aber eventuell Dein ganzes Berufsleben unglücklich. Auch Angst vor Veränderungen und den damit verbundenen Risiken lassen uns oft einen Weg gehen, der nicht der Richtige für uns ist. Überlege Dir, wofür Du Dich wirklich interessierst, was Dich so richtig glücklich macht. Hilfreich ist auch, Dich daran zu erinnern, was Du etwa in der Kindheit gerne gemacht hast. Das Ergebnis Deiner Überlegungen führt Dich vielleicht zu einem neuen Berufswunsch - auf jeden Fall sollte es aber einen sehr großen Teil Deines Lebens ausmachen. 

Entrümpele Dein Leben

Konzentriertes Arbeiten, wenn Dein Schreibtisch vor lauter Papieren überquillt? Sehr schwierig, da es zu viele Ablenkungen gibt. Ordnung sollte aber nicht nur auf Deinem Arbeitsplatz herrschen. Materielle Dinge, die Du in Wahrheit gar nicht brauchst, sind nur Ballast und machen nicht glücklicher. Nimm Dir jeden Tag einen Bereich vor und sortiere mutig aus.

Lerne mit Stress umzugehen

Mit besserem Zeitmanagement lassen sich stressige Zeiten im Arbeitsalltag und in der Freizeit zwar erheblich reduzieren, ganz vermeiden kannst Du diese aber nie. Es kann sein, dass es nicht ausreicht, die vorherigen Punkte zu beherzigen. Dann können Dir Entspannungstechniken wie etwa autogenes Training und progressive Muskelentspannung helfen. 

Bleibe flexibel

Wenn ein einmal eingeschlagener Weg heute genau richtig für Dich ist, kann das morgen schon anders sein, wenn sich Dein Arbeitsalltag ändert. Darum ist es wichtig, Routinen zu hinterfragen und Dein Zeitmanagement immer wieder zu verbessern.

Du möchtest mehr wissen? Unsere Zeitmanagement-Tipps sind auch Teil unserer Weiterbildung Stress- und Mentalcoach.